ลูกค้าหลายรายของเราดูเหมือนจะประสบปัญหาในการจัดการอีเมล และกล่องจดหมายของพวกเขาก็เต็มไปด้วยข้อความนับพันข้อความ ลูกค้ารายอื่น ๆ มีโฟลเดอร์ โฟลเดอร์ย่อย และโฟลเดอร์ย่อยหลายสิบหรือหลายร้อยรายการ ซึ่งใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการจัดเรียงอีเมล เวลาที่ใช้ในการจัดระเบียบอีเมลเป็นเวลาที่สามารถนำไปใช้ในการทำงานที่มีประสิทธิผลได้
ไม่มีคำแนะนำเดียวสำหรับการจัดการอีเมล ฉันขอแบ่งปันวิธีการของฉันเท่านั้น ซึ่งเรียบง่ายแต่ได้ผลสำหรับฉัน:
1. สามโฟลเดอร์หลัก: ฉันใช้เพียงสามโฟลเดอร์หลัก ซึ่งฉันตั้งชื่อว่า “Archive,” “Clutter,” และ “CC”
• เก็บถาวร: อีเมลทุกฉบับที่ตอบกลับหรือมีข้อมูลที่ฉันต้องการเก็บไว้จะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ "เก็บถาวร" โปรดทราบว่าบริการอีเมลหลายแห่งมีโฟลเดอร์ "เก็บถาวร" มาตรฐานอยู่แล้ว ดังนั้นคุณอาจไม่จำเป็นต้องสร้างโฟลเดอร์นี้
2. กฎ/ตัวกรอง 2 ข้อ:
• กฎข้อที่ 1: กรองอีเมลทั้งหมดที่อยู่ในบรรทัด “CC” และย้ายไปยังโฟลเดอร์ชื่อ “CC” หากฉันถูก CC เพียงอย่างเดียว ฉันจะไม่จัดลำดับความสำคัญของอีเมลเหล่านี้ เนื่องจากผู้รับหลักคือคนอื่น ฉันจะอ่านอีเมลเมื่อฉันมีเวลา
• กฎข้อที่ 2: กรองอีเมลทั้งหมดที่ไม่มีฉันอยู่ในช่อง "ถึง" หรือ "สำเนาถึง" และย้ายไปยังโฟลเดอร์ชื่อ "Clutter" ฉันไม่ค่อยได้ตรวจสอบโฟลเดอร์นี้เพราะส่วนใหญ่จะเป็นโฆษณา จดหมายข่าว ฯลฯ
และนั่นก็คือทั้งหมดแล้ว ทุกสิ่งทุกอย่างที่เหลืออยู่ในกล่องจดหมายของฉันคืออีเมลที่ส่งถึงฉันโดยตรง แทนที่จะเสียเวลาจัดเรียงอีเมลลงในโฟลเดอร์ ฉันใช้ฟังก์ชันค้นหาเมื่อต้องค้นหาบางสิ่งบางอย่างโดยเฉพาะ
